Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia - Powiatowy Urząd Pracy w Węgorzewie

Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia

Procedura oświadczeniowa umożliwia obywatelom Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy wykonywanie pracy w Polsce do 24 miesięcy bez zezwolenia na pracę, z wyłączeniem prac sezonowych wskazanych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. Warunkiem skorzystania z procedury jest wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy oraz posiadanie przez cudzoziemca tytułu pobytowego uprawniającego do pracy na terytorium RP. Oświadczenie składa się elektronicznie i musi zawierać m.in. dane pracodawcy i cudzoziemca, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy, wynagrodzenie brutto, podklasę PKD, stanowisko i miejsce wykonywania pracy; rejestracja jest dopuszczalna tylko dla podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu dotyczącym prac sezonowych, a praca musi być ściśle związana z prowadzoną działalnością. Oświadczenia mogą obejmować okres do 24 miesięcy, można składać kolejne oświadczenia dla tego samego cudzoziemca bez obowiązku zachowywania przerw.

Do wniosku należy dołączyć opłatę 400 zł, oświadczenie o niekaralności, dokument tożsamości pracodawcy oraz skany stron dokumentu podróży lub innego dokumentu tożsamości cudzoziemca; gdy cudzoziemiec przebywa poza RP, wymagany jest skan stron dokumentu podróży z danymi osobowymi. Wpis do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych, a w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego do 30 dni. Starosta odmówi wpisu, gdy pracodawca był karany za naruszenia przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców, gdy oświadczenie ma charakter pozorny, gdy pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie lub zalega z obowiązkami finansowymi, przy czym od decyzji przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw pracy.

Samo wpisanie oświadczenia nie uprawnia do legalnej pracy bez odpowiedniego tytułu pobytowego; szczególne regulacje z 12 marca 2022 r. gwarantują legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy przybyli do Polski po rozpoczęciu inwazji. Po wpisie pracodawca ma obowiązek poinformować starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni, a w razie niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu. Pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pisemną umowę z tłumaczeniem zrozumiałym dla cudzoziemca, uwzględnić warunki oświadczenia i przekazać kopię umowy organowi przed powierzeniem pracy.

Należy przestrzegać obowiązków takich jak zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni, dostosowanie wynagrodzenia do minimalnego oraz przechowywanie kopii dokumentu pobytowego; za naruszenia przewidziane są sankcje. Jeżeli cudzoziemiec pracował na podstawie oświadczenia co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę i pracodawca chce kontynuować zatrudnienie na tym samym stanowisku, możliwe jest wystąpienie do wojewody o zezwolenie na pracę lub złożenie przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę, przy czym wykonywanie pracy pozostaje legalne w okresie oczekiwania na decyzję. Nowego oświadczenia nie wymaga zmiana siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy, przejście zakładu pracy na innego pracodawcę, zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego wymiaru ani zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).

Powierzenie pracy cudzoziemcowi na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy jest procedurą uproszczona, nazywaną także "procedurą oświadczeniową". Pozwala ona obywatelowi jednego z 4 państw: Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii i Ukrainy wykonywać pracę w Polsce przez 24 miesiące bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę, w zakresie, w jakim nie jest wydawane zezwolenie na pracę sezonową, czyli innym niż wskazane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową.

Warunkiem skorzystania z procedury uproszczonej jest uzyskanie przez pracodawcę wpisu do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy oraz posiadanie przez cudzoziemca dokumentu potwierdzającego tytuł pobytowy w RP, uprawniającego go do wykonywania pracy na terytorium RP.

Obecnie każdy pracodawca, który chce skorzystać z procedury oświadczeniowej może wystąpić o wpis oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń na okres nie dłuższy niż 24 miesiące niezależnie od tego czy cudzoziemiec pracował lub pracuje na podstawie oświadczenia. Nie ma także przeszkód, aby bezpośrednio po zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia dany pracodawca złożył kolejne oświadczenie dla tego samego cudzoziemca. Nie ma wymogu zachowywania przerw pomiędzy oświadczeniami.

Procedura rejestracji

Pracodawca składa przez stronę internetową oświadczenie. Wypełniając oświadczenie, należy wpisać, m.in.: dane pracodawcy, dane cudzoziemca, którego zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej, zawód i miejsce wykonywania pracy. Proszę pamiętać, że oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową Oznacza to, że zarówno pracodawca musi prowadzić działalność danego rodzaju (nie-sezonową), jak i praca cudzoziemca musi być z nią ściśle związana;
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się wraz z opłatą w wysokości 400 zł, oświadczeniem o niekaralności, ważnym dokumentem tożsamości, skanem wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub skanem innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – skanem stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca;
W sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego wpis lub odmowa dokonania wpisu wniosku do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego wpisanie następuje do 30 dni;
Starosta wydaje decyzję odmowną zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego, jeżeli z okoliczności wynika, że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;
W przypadku decyzji odmownej, podmiot ma możliwość odwołania się od organu drugiej instancji - ministra właściwego do spraw pracy, czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
Podobnie jak do tej pory, samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).

Przepisy specjalnej ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa gwarantują legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy po rozpoczęciu rosyjskiej inwazji przybyli z Ukrainy do Polski.

Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie oświadczenia

Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek poinformować starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu, zaś w przypadku niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w oświadczeniu;
Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. W umowie podmiot jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu i przekazania jej kopii organowi, który wpisał oświadczenie do ewidencji przed powierzeniem pracy;
Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom, np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna czy dostosowanie wysokości wynagrodzenia do aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w przypadku niższej kwoty wskazanej w oświadczeniu), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca). Za niedopełnienie powyższych obowiązków grożą sankcje.

Kontynuacja pracy cudzoziemca, który pracował na podstawie oświadczenia

Gdy polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, który zatrudniał cudzoziemca na podstawie umowy o pracę przez okres nie krótszy niż 3 miesiące na podstawie oświadczenia a podmiot chce kontynuować z nim współpracę w oparciu o umowę o pracę na tym samym stanowisku, może złożyć do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (lub cudzoziemiec wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę). W takim przypadku cudzoziemiec będzie mógł legalnie wykonywać pracę na rzecz ww. pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia.

Sytuacje, w których nie jest wymagane uzyskanie nowego oświadczenia

zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
nastąpiła zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Zobacz »

Informacje szczegółowe urzędu

Zmiany w zatrudnianiu obywateli Ukrainy na podstawie powiadomienia od 1 lipca 2024

Powiatowy Urząd Pracy w Węgorzewie informuje, że z dniem 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 854).

Główne zmiany dotyczą:

Przedłużenia do 30 września 2025 r. legalizacji pobytu obywateli Ukrainy na terytorium RP;
Skrócenia z 14 dni do 7 dni terminu na przesłanie powiadomienia przez pracodawcę zatrudniającego obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu;
Obywatel Ukrainy wykonuje pracę w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu;
Obywatel Ukrainy otrzymuje wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż określona w powiadomieniu lub ustalonej według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonej w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy;
Wynagrodzenie, które otrzymuje obywatel Ukrainy, spełnia wymogi określone w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu – w przypadku gdy przepisy te mają zastosowanie.

Podmiot powierzający wykonywanie pracy składa ponownie powiadomienie w termie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:

Zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy,
Zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
Zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określonym w powiadomieniu,
Obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu.

Zmiany w powiadomieniu w przypadku zezwolenia na pobyt czasowy i pracę:

Obowiązek złożenia powiadomienia będzie dotyczyć również przypadku gdy obywatel Ukrainy wcześniej pracował u pracodawcy na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia i zamierza kontynuować pracę u tego samego podmiotu przy jednoczesnej zmianie dokumentu umożliwiającego pracę na zezwolenie na pobyt czasowy i pracę podając jako podstawę swojej pracy powiadomienie. Powiadomienie w takim przypadku powinno zostać złożone w ciągu 7 dni od dnia, w którym cudzoziemiec poinformował pracodawcę o doręczeniu mu decyzji w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Nowe rozwiązanie nie będzie wymagało aby w przypadku kontynuacji podmiot był zmuszony do rozwiązania umowy o pracę z cudzoziemcem i zawarcia nowej umowy tak jak to było dotychczas;
W przypadku zezwoleń na pobyt czasowy i pracę, stroną postępowania jest wyłącznie cudzoziemiec, co oznacza, że informację o udzieleniu tego zezwolenia podmiot powierzający pracę może uzyskać wyłącznie od niego. W celu zapobiegania nadużyciom związanym z powierzeniem pracy cudzoziemcom w tym trybie – przepis nakłada na cudzoziemca obowiązek powiadomienia pracodawcy o otrzymaniu decyzji w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w terminie 7 dni liczonych od dnia jej doręczenia. Przepis przewiduje, że praca w tym okresie jest uznawana za legalną. W przypadku gdy cudzoziemiec nie dopełnił obowiązku przekazania informacji o doręczeniu decyzji pobytowej we wskazanym terminie – cudzoziemiec nie będzie uprawniony do wykonywania pracy na podstawie powiadomienia.

W związku ze zmianą polegającą na skróceniu z 14 na 7 dni terminu na przesłanie powiadomienia przez pracodawcę zatrudniającego obywatela Ukrainy, w projekcie zawarto przepis przejściowy, który zapewni dalszy bieg terminów jako 14-dniowych, jeżeli rozpoczął się przed wejściem w życie przyszłej ustawy nowelizującej.

Zobacz »